Assistant/e Service Culturel à New York

I. Fonctions principales

Sous l’autorité du conseiller culturel et en coordination avec le secrétariat général, le secrétariat de direction du service culturel basé à New York est composé de deux agents qui interviennent en binôme en continu durant la journée de travail. L’assistant/e travaille en direct avec le conseiller culturel et le conseiller culturel adjoint.

Secrétariat et gestion administrative :

• Gestion de l’agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunions et préparation des dossiers, gestion des plannings, des déplacements, participation à des évènements, Gestion du courrier de la direction et de la correspondance ;
• Organisation des déplacements de la direction : établissement des ordres de mission, préparation logistique, rédaction des mémoires de frais ;
• Gestion des remboursements de frais de réception de la direction ;
• Rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus ;
• Gestion des contacts internes et externes (CRM) ;
• Traductions ponctuelles.

Coordination et organisation du service culturel :

• Sur demande de la direction, coordination de dossiers transversaux et participation à l’organisation d’événements internes ou externes.
• Préparation et mise à jour de documents internes (agenda événementiel, annuaires, livret d’accueil, …) ;
• Préparation de dossiers,
• Mise en place opérationnelle de réunions ;
• Diffusion d’informations internes à destination du réseau aux Etats-Unis (siège + 9 antennes) ;
• Participation ponctuelle au sites internet du service (relecture, correction, rédaction de textes).

Logistique :

• Gestion du calendrier d’occupation des locaux en lien avec le département du développement ;
• Gestion et suivi du planning du chauffeur du service culturel.

Dossiers spécifiques :

• Gestion de la délivrance des diplômes de français ;
• Suivi des procédures d’enregistrement des dossiers des personnels et des demandes d’exemption auprès du protocole (DOS) en lien avec le Consulat général de France à New York.

Cette liste ne revêt aucun caractère limitatif ou exhaustif.

II. Compétences requises

Formations et/ou expériences :

• Expérience sur des fonctions comparables
• Très bonnes capacités d’expression orale, rédactionnelle et de communication (capacité à rédiger, corriger et éditer les correspondances par courriel et courrier).

Langues requises :

• Français : excellent niveau / bilingue
• Anglais : excellent niveau (C1/C2)

Informatique :

• Compétences informatiques avérées (Outlook, Excel, Acrobat Reader, environnement Windows, gestion bases de données).
• Connaissance de l’environnement Office 365 et de SharePoint / Onedrive

Autres :

• Réactivité et capacité d’anticipation ;
• Travail en équipe ;
• Sens de l’organisation, précision et rigueur
• Capacité à gérer les priorités, à suivre de nombreuses tâches simultanément et à respecter des délais ;
• Ponctualité, disponibilité et discrétion.

III. Conditions d’exercice

Temps de travail :

• Durée hebdomadaire du travail : 40 heures avec flexibilité ponctuellement en fonction des activités du service, en soirée et exceptionnellement le week-end.
• Pas de télétravail possible pour ce poste.

Congé :

• Régime de congés proratisé (2 jours / mois + jours fériés)

Bénéfices :

• Plan 401(k) avec contribution employeur (conditions particulières)
• Employés français : retraite complémentaire et affiliation obligatoire au régime général de sécurité sociale française
• Employés non français : obligation de souscrire au plan d’assurance médicale proposé par l’ambassade, avec prise en charge partielle par l’employeur, ou à une assurance médicale privée de son choix, à sa propre charge.

Salaire :

• $ 5 594 bruts mensuels + prime de transport de $ 120 par mois

Lieu de travail :

• Service Culturel / Villa Albertine 972 Fifth Avenue, NY 10075, New York

Période du contrat :

• Prise de fonction le 17 novembre, fin de contrat le 16 février 2026.

Période d’essai :

• 1 mois

Observations :

• Composition de l’équipe : Conseiller culturel, Conseiller culturel adjoint, Secrétaire général, Assistante du conseiller culturel.
• Ce poste n’ouvre droit à aucun statut ni privilège diplomatique ou consulaire.

IV. Conditions de recrutement

• Vous devez séjourner légalement aux États-Unis et pouvoir travailler pour le consulat général, donc être obligatoirement de nationalité américaine, ou être titulaire de la carte verte, ou titulaire d’un visa A, ou avoir un permis de travail (EAD). Les candidatures ne répondant pas à cette exigence ne seront pas examinées.
• L’employé se doit de présenter à l’employeur la preuve de son affiliation à une assurance santé.
• Le recrutement du candidat reste soumis à l’approbation par l’Office of Foreign Missions de son accréditation.

L’Ambassade de France assure l’égalité des chances et de traitement à toute candidature reçue et garantit l’absence de discrimination directe ou indirecte à l’embauche

Si vous êtes intéressé par le poste au vu du profil recherché, veuillez adresser votre CV, votre lettre de motivation et votre justificatif de séjour et de travail (ou passeport américain) à RH@villa-albertine.org et tristan.cazes@diplomatie.gouv.fr au plus tard le 1^er novembre 2025, délai de rigueur.