Assistant/e de Direction

Poste à pourvoir à compter du 10 mars 2025.

Les candidats potentiels voudront bien trouver ci-dessous la description du poste. Ils devront pouvoir légalement séjourner et travailler aux États-Unis (ils devront être obligatoirement titulaires de la carte verte ou être de nationalité américaine ou avoir un permis de travail en cours de validité, où être en attente de carte verte déjà accordée par le Gouvernement américain).

Seules les candidatures répondant à cette condition seront examinées. Le candidat fournira à l’appui de sa candidature le document attestant du statut ci-dessus présenté. La nationalité française n’est pas requise.

Le service culturel / l’Institut Français des Etats-Unis – Villa Albertine élabore et met en œuvre, sous l’autorité du Conseiller Culturel, la politique de coopération culturelle, éducative et universitaire aux Etats-Unis.

 

I. Présentation synthétique du poste

Sous l’autorité du conseiller culturel et en coordination avec le secrétariat général, le secrétariat de direction du service culturel basé à New York est composé de deux agents qui interviennent en binôme en continu durant la journée de travail. L’assistant/e secrétaire de direction travaille en direct avec le conseiller culturel et le conseiller culturel adjoint.

II. Missions :   

Secrétariat et gestion administrative :

  • Gestion du courrier de la direction et de la correspondance ;
  • Rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus pour la direction ;
  • Gestion des contacts internes et externes (CRM) ;
  • Gestion de l’agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunions, gestion des plannings, des déplacements, participation à des évènements, ;
  • Gestion des démarches auprès de l’OFM (immatriculation consulaire, dédouanement, etc.).
  • Traductions ponctuelles.

Coordination et organisation du service culturel :

  • Sur demande de la direction, coordination de dossiers transversaux et participation à l’organisation d’événements internes ou externes ;
  • Préparation de dossiers ;
  • Mise en place opérationnelle de réunions ;
  • Diffusion d’informations internes à destination du réseau aux Etats-Unis (siège + 9 antennes) ;
  • Préparation et mise à jour de documents internes (annuaires, livret d’accueil, …) ;
  • Participation ponctuelle au sites internet du service (relecture, correction, rédaction de textes).

Logistique :

  • Gestion du calendrier d’occupation des locaux en lien avec le département du développement ;
  • Gestion et suivi du planning du chauffeur du service culturel.

Dossiers spécifiques :

  • Organisation des déplacements de la direction : établissement des ordres de mission, préparation logistique, rédaction des mémoires de frais ;
  • Suivi des enveloppes budgétaires de la direction (mission, réception) ;
  • Gestion des remboursements de frais de réception de la direction ;
  • Gestion de la délivrance des diplômes de français.

Cette liste ne revêt aucun caractère limitatif ou exhaustif.

III. Profil recherché

Formations et/ou expériences

  • Expérience sur des fonctions comparables
  • Très bonnes capacités d’expression orale, rédactionnelle et de communication (capacité à rédiger, corriger et éditer les correspondances par courriel et courrier).

Langues requises

  • Français : excellent niveau / bilingue
  • Anglais : excellent niveau (C2)

Informatique

  • Compétences informatiques avérées (Outlook, Excel, Acrobat Reader, environnement Windows, gestion bases de données).
  • Connaissance de l’environnement Office 365 et de SharePoint / Onedrive

Composition de l’équipe

  • Conseiller culturel
  • Conseillère culturelle adjointe
  • Secrétaire général
  • binôme Assistante de Direction

Qualités

  • Réactivité et capacité d’anticipation ;
  • Travail en équipe ;
  • Sens de l’organisation, précision et rigueur
  • Capacité à gérer les priorités, à suivre de nombreuses tâches simultanément et à respecter des délais ;
  • Disponibilité et discrétion.

IV. Conditions générales et particulières d’exercice

  • Durée hebdomadaire du travail : 40 heures avec flexibilité ponctuellement en fonction des activités du service, en soirée et exceptionnellement le week-end.
  • Période d’essai : 6 mois
  • Régime de congés (25 jours annuels + jours fériés).
  • Travail en présentiel indispensable – pas de possibilité en télétravail.
  • Plan 401(k) avec contribution de l’employeur
  • Pour les employés français : Retraite complémentaire
  • Pour les employés non français : obligation de souscrire au plan d’assurance médicale proposé par l’ambassade, avec prise en charge partielle par l’employeur, ou à une assurance médicale privée de son choix, a sa propre charge. L’employé se doit de présenter la preuve d’affiliation à l’employeur.
  • Ce poste n’ouvre droit à aucun statut ni privilège diplomatique ou consulaire.

Les fonctions s’exercent sous l’autorité du conseiller culturel et du conseiller culturel adjoint.

  • Salaire : Niveau 4 : $ 5 363 bruts mensuels + prime de transport de $ 120 par mois.
  • Lieu de travail : Service Culturel / IFEU-VA 972 Fifth Avenue, NY 10075, New York
  • Prise de fonction : 10 mars 2025

Si vous êtes intéressé par le poste au vu du profil recherché, veuillez adresser votre CV, votre lettre de motivation et votre justificatif de séjour et de travail (ou passeport américain) à RH@villa-albertine.org et tristan.cazes@diplomatie.gouv.fr au plus tard le 17 janvier 2025, délai de rigueur.