Assistant/e Service Culturel à New York

Contrat de vacation 3 mois – recrutement immédiat

Les candidats potentiels devront pouvoir légalement séjourner et travailler sur le territoire américain (nationalité américaine, carte verte, visa A). Seules les candidatures répondant à cette condition seront examinées. Le candidat fournira à l’appui de sa candidature le document attestant du statut ci-dessus présenté.

Les candidatures constituées d’un CV et d’une lettre de motivation (anglais ou français) et copie du document attestant de leur droit à travailler au Etats-Unis sont à adresser, en version électronique exclusivement, au Secrétariat général du Service cultuel / Institut français des Etats-Unis – Villa Albertine (à l’attention de rh@villa-albertine.org, cc bertrand.chaminaud@villa-albertine.org) jusqu’au 24 octobre 2024 inclus.

I. Présentation synthétique du poste :

Sous l’autorité du Conseiller Culturel et en coordination avec le secrétariat général, le secrétariat du service culturel basé à New York est composé de deux agents qui interviennent en binôme en continu durant la journée de travail. L’assistant/e travaille en direct avec le Conseiller Culturel et la Conseillère Culturelle adjointe.

II. Missions :

Secrétariat et gestion administrative :

• Gestion de l’agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunions, gestion des plannings, des déplacements, participation à des évènements, Gestion du courrier de la direction et de la correspondance ;
• Rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus pour la direction ;
• Gestion des contacts internes et externes (CRM) ;
• Traductions ponctuelles.

Coordination et organisation du service culturel :

• Sur demande de la direction, coordination de dossiers transversaux et participation à l’organisation d’événements internes ou externes.
• Préparation de dossiers,
• Mise en place opérationnelle de réunions ;
• Diffusion d’informations internes à destination du réseau aux Etats-Unis (siège + 9 antennes) ;
• Préparation et mise à jour de documents internes (annuaires, livret d’accueil, …) ;
• Participation ponctuelle au sites internet du service (relecture, correction, rédaction de textes).

Logistique :

• Gestion du calendrier d’occupation des locaux en lien avec le département du développement ;
• Gestion et suivi du planning du chauffeur du service culturel.

Dossiers spécifiques :

• Organisation des déplacements de la direction : établissement des ordres de mission, préparation logistique, rédaction des mémoires de frais ;
• Gestion des remboursements de frais de réception de la direction ;
• Gestion de la délivrance des diplômes de français.

Cette liste ne revêt aucun caractère limitatif ou exhaustif.

III. Profil recherché

Formations et/ou expériences

• Expérience sur des fonctions comparables
• Très bonnes capacités d’expression orale, rédactionnelle et de communication (capacité à rédiger, corriger et éditer les correspondances par courriel et courrier).

Langues requises

• Français : excellent niveau / bilingue
• Anglais : excellent niveau (C2)

Informatique

• Compétences informatiques avérées (Outlook, Excel, Acrobat Reader, environnement Windows, gestion bases de données).
• Connaissance de l’environnement Office 365 et de SharePoint / Onedrive

Composition de l’équipe

• Conseiller culturel, Conseillère culturelle adjointe, Secrétaire général, binôme assistante

Qualités

• Réactivité et capacité d’anticipation ;
• Travail en équipe ;
• Sens de l’organisation, précision et rigueur
• Capacité à gérer les priorités, à suivre de nombreuses tâches simultanément et à
• respecter des délais ;
• Disponibilité et discrétion

IV. Conditions générales et particulières d’exercice

• Lieu de travail : Service Culturel / IFEU-VA 972 Fifth Avenue, NY 10075, New York
• Durée hebdomadaire du travail : 40 heures hebdomadaires (plein temps) avec flexibilité ponctuellement en fonction des activités du service
• Travail en présentiel exclusivement.
• Rémunération : $5 363 par mois, niveau 4 du cadre salarial de l’Ambassade de France aux Etats-Unis + une indemnité de transport mensuelle de $120
• Pour les employés non français : obligation de souscrire au plan d’assurance médicale proposé par l’ambassade, avec prise en charge partielle par l’employeur, ou à une assurance médicale privée de son choix, a sa propre charge. L’employé se doit de présenter la preuve d’affiliation à l’employeur.
• Pour les employés français : retraite complémentaire
• Ce poste n’ouvre droit à aucun statut ni privilège diplomatique ou consulaire.