Appel à candidatures : Agent/e administratif

I. Fonctions principales

Sous la responsabilité hiérarchique du Secrétaire général de l’Institut français, l’agent apporte un appui administratif aux activités du Service culturel, notamment sur les sujets de gestion des ressources humaines et des conditions de travail. Il apporte son concours aux actions concernant l’accompagnement des agents qui relèvent du Service culturel, à New York et dans ses antennes en circonscriptions. Il suit notamment les démarches protocolaires du service auprès de l’OFM, ainsi que les dossiers des stagiaires.

Le Secrétariat général de l’IF est composé du Secrétaire général, de son adjoint et de l’équipe du Secrétariat général.

Appui à la gestion des agents relevant du Service culturel :

• Suivi des agents (actualisation des dossiers, congés…)
• Appui au recrutement et intégration (préparation des recrutements, suivi des candidatures, accueil des nouveaux agents, etc.),
• Suivi des conditions matérielles de travail
• Diffusion de l’information aux agents
• Appui à l’organisation des actions de formation
• Réalisation des démarches protocolaires auprès de l’OFM (immatriculation consulaire, dédouanement, etc.).
• Suivi administratif et budgétaire des stagiaires.

Appui administratif aux actions du secrétariat général :

• Préparation et mise à jour de documents internes au Secrétariat Général ;
• Appui à la diffusion d’informations internes à destination du réseau aux Etats-Unis ;
• Participation et appui opérationnel aux activités et tâches ponctuelles du Secrétariat Général ;
• Participation aux tâches d’archivages.

Cette liste ne revêt aucun caractère limitatif ni exhaustif.

II. Compétences requises

Formations et/ou expériences :

• Expérience significative dans des fonctions administratives / suivi de dossiers ;
• Expérience préalable dans le domaine des ressources humaines appréciée.

Langues requises :

• Français : excellent niveau / bilingue
• Anglais : capacité professionnelle (équiv. C1 min.)

Informatique :

• Compétences informatiques avérées (Outlook, Excel, Acrobat Reader, environnement Windows, gestion bases de données).
• Connaissance de l’environnement Office 365 et de SharePoint / Onedrive environnement informatique.

Autres :

• Rigueur, précision
• Capacité d’initiative et analyse
• Ordre et sens de l’organisation
• Capacité de travail en équipe
• Discrétion

III. Conditions d’exercice

Temps de travail :

• 40 heures, hors pause méridienne.
• Pas de télétravail possible pour ce poste.

Bénéfices :

• Plan 401(k) avec contribution employeur (conditions particulières)
• Employés français : retraite complémentaire et affiliation obligatoire au régime général de sécurité sociale française. Prise en charge partielle, sous condition, d’une complémentaire santé française.
• Employés non français : possibilité de souscrire au plan d’assurance médicale proposé par l’ambassade, avec prise en charge partielle par l’employeur, ou à une autre assurance médicale privée de son choix, à la charge intégrale de l’employé.

Salaire :

• $ 5 162 bruts versés mensuellement + prime de transport de $ 120 mensuels.

Lieu de travail :

• Service Culturel / IFEU-VA  972 Fifth Avenue, NY 10075, New York

Période du contrat :

• A compter du 1er mars 2025

Période d’essai :

• 6 mois renouvelable 1 fois

Observations :

• Ce poste n’ouvre droit à aucun statut ni privilège diplomatique ou consulaire.
• Les employés doivent déclarer leurs impôts auprès de l’IRS sous le statut de « self-employed ».

IV. Conditions de recrutement :

• Vous devez séjourner légalement aux États-Unis et pouvoir travailler pour le consulat général, donc être obligatoirement de nationalité américaine, ou être titulaire de la carte verte, ou titulaire d’un visa A ou G, ou avoir un permis de travail (EAD). Les candidatures ne répondant pas à cette exigence ne seront pas examinées.
• Le recrutement du candidat reste soumis à l’approbation par l’Office of Foreign Missions de son accréditation.

Service Culturel à New York assure l’égalité des chances et de traitement à toute candidature reçue et garantit l’absence de discrimination directe ou indirecte à l’embauche

Les candidatures (CV, lettre de motivation, justificatif de séjour et de travail) doivent être adressées au plus tard le 17 février à : tristan.cazes@villa-albertine.org et bertrand.chaminaud@villa-albertine.org