Assistant administratif et budgétaire / Régisseur

Les candidats potentiels devront pouvoir légalement séjourner et travailler sur le territoire américain (nationalité américaine, carte verte, visa A). Seules les candidatures répondant à cette condition seront examinées. Le candidat fournira à l’appui de sa candidature le document attestant du statut ci-dessus présenté.

Les candidatures constituées d’un CV et d’une lettre de motivation (anglais ou français) et copie du document attestant de leur droit à travailler au Etats-Unis sont à adresser, en version électronique exclusivement, au Secrétariat général de l’Institut français des Etats-Unis – Villa Albertine (à l’attention de rh@villa-albertine) jusqu’au 20 mars 2025 inclus.

I. Présentation synthétique

Sous la responsabilité hiérarchique du Secrétaire Général, l’agent assure une mission d’appui administratif et financier aux activités de l’établissement. Il est chargé notamment de préparer et de traiter dans le logiciel de gestion de l’établissement des dossiers de paiement et effectue, sous l’autorité de l’attachée culturelle en charge des résidences de la Villa Albertine des missions administratives et budgétaires utiles au bon fonctionnement des résidences. Il assure par ailleurs, la fonction de régisseur d’avance et de recettes de la Villa Albertine à New York. A ce titre, il supervise l’encaissement des produits de vente de la librairie Albertine, procède au paiement de menues dépenses et est responsable du suivi de ces opérations auprès du comptable de l’établissement.

II. Détail des activités

Assistant Administratif et Budgétaire

• Gestion des fournisseurs et prestataires, et mise en paiement des factures et conventions, (frais de voyages, allocations, livres, marchandises…), les services et les remboursements de frais, via les outils de gestion (Sharepoint, ELAP Finance).
• Assistance à la programmation et au suivi budgétaire du département de la coordination générale des Résidences d’artistes.
• Participation à la rédaction et au suivi des conventions des résidents (circuit des signature).
• Participation et appui opérationnel aux activités et tâches ponctuelles du département des Résidences d’artistes, dont le calendrier de présence, suivi des candidatures, l’organisation logistique dont celle des événements, la collecte d’information et le suivi des actualités, les rapports d’activités des résidences…
• Participation aux activités du secrétariat général.

Activités du régisseur d’avance et de recettes :

• Encaissement des recettes perçues, de la vente de livres, en boutique ou par correspondance, via les outils de paiement utilisés (Heartland, caisse…) par la Librairie Albertine
• Paiement des dépenses autorisées dans le cadre de la régie d’avance
• Tenue comptable de la régie de recettes et d’avance et justification des opérations auprès du comptable de l’établissement.
• Tenue des documents règlementaires nécessaires au suivi de la régie.

III. Compétences requises

Expériences professionnelles / compétences souhaitables

• Niveau Maitrise ou équivalent en administration ou gestion ;
• Expérience avérée en gestion ou comptabilité (+2ans) ;
• Connaissances des procédures administratives, comptables et juridiques, des établissements publics (préféré)

Langues requises

• Anglais : lu, parlé, écrit – bon niveau
• Français : lu, parlé, écrit – excellent niveau, pratique professionnelle

Connaissances informatiques

• Pratique courante indispensable des outils informatiques : Office 365, maitrise d’Excel (avancée)
• Une formation au logiciel budgétaire et comptable AGE sera organisée en interne

Qualités requises

• Rigueur, précision
• Capacité d’initiative et analyse.
• Ordre et sens de l’organisation ;
• Capacité de travail en équipe
• Discrétion

IV. Contexte et cadre de travail

• Lieu de travail : Institut Français des Etats-Unis – Villa Albertine (972, 5th Avenue, New York NY 10075)
• Contrat à durée indéterminée, période d’essai 6 mois
• Rémunération : entre $ 4949 et $ 5363 Brut Mensuel, selon expérience avec une indemnité de transport mensuelle de $120.
• Durée hebdomadaire du travail : 40 heures, hors pause méridienne.
• Travail en présentiel.
• Disponibilités nécessaires exceptionnellement en soirée et le week-end.
• Régime de congés : 25 jours annuels + journées de récupération.
• Prise en charge assurance médicale selon situation et participation éventuelle au 401k.
• Ce poste n’ouvre droit à aucun statut, ni privilège diplomatique ou consulaire.

V. A propos de l’Institut français des Etats-Unis – Villa Albertine

La Villa Albertine : l’Institut pour la culture et l’éducation de l’Ambassade de France aux Etats-Unis

La Villa Albertine est un établissement de l’Ambassade de France aux Etats-Unis soutenu par le gouvernement français et par la fondation Albertine. Elle a pour mission de renforcer les liens entre les Etats-Unis, la France et le monde francophone à travers la culture et l’éducation. 

La Villa Albertine offre aux artistes, créateurs, penseurs et professionnels de la culture des résidences de recherche sur l’ensemble du territoire des Etats-Unis, ainsi que des programmes d’immersion professionnelle et des aides à la diffusion de leurs œuvres auprès du public américain.

Dans les champs éducatif et universitaire, elle développe des programmes visant à rendre la langue et la culture françaises accessibles à tous les jeunes Américains, soutient la mobilité étudiante vers la France et promeut la coopération transatlantique entre établissements d’enseignement supérieur et de recherche. 

La Villa Albertine est présente dans 10 grandes villes américaines : Atlanta, Boston, Chicago, Houston, Los Angeles, Miami, New York, La Nouvelle-Orléans, San Francisco et Washington. Son siège new-yorkais abrite la librairie Albertine, foyer d’échanges littéraires et intellectuels franco-américains. 

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