Assistant(e) Spécialisé(e) – Gestion des candidatures du Programme Lafayette Fellowship

Les candidats doivent déjà disposer d’une autorisation légale pour résider et travailler aux États-Unis. Cela inclut la possession d’un visa A, d’une carte verte, de la citoyenneté américaine ou d’un permis de travail en attente pour une carte verte déjà approuvée. Seuls les candidats répondant à cette exigence seront pris en considération. Les candidats doivent joindre à leur candidature les documents officiels attestant de leur statut.

Les candidatures constituées d’un CV et d’une lettre de motivation en anglais et en français sont à adresser, en version électronique exclusivement, à l’attention de Mme Florence Botello, Attachée de coopération universitaire (florence.botello@villa-albertine.org), copie au Secrétariat général de l’Institut français des Etats-Unis – Villa Albertine (rh@villa-albertine.org) avant le 21 novembre 2025.

I. Présentation synthétique

Sous la responsabilité hiérarchique de l’attachée de coopération universitaire de Boston, l’agent assure un appui de suivi administratif et financier au programme Lafayette Fellowship de la Villa Albertine.

Il est chargé notamment d’assurer la réception, de procéder au traitement préliminaire et de suivre les dossiers de candidatures de ce programme. Il assiste également l’attachée universitaire sur les questions administratives et budgétaires, en coordination avec les équipes fédérales à Washington et New York de la Villa Albertine travaillant également sur le développement de ce programme, ainsi que la Fondation Albertine.

II. Détail des activités

Gestion administrative des dossiers de candidature

• Vérification et analyse des dossiers de candidatures reçues via une plateforme dédiée, Attribution des dossiers par districts d’évaluation
• Organisation des jurys locaux et du jury national, avec l’aide de l’attachée universitaire et des équipes fédérales et en circonscriptions
• Accusés de réception des candidatures et correspondance avec les candidats
• Assistance aux équipes de Campus France USA, en lien avec les établissements académiques français, pour le suivi des candidatures dans les programmes éligibles en France

Communication

• Gestion de la boîte mail du Fellowship
• Appui à l’équipe de communication fédérale pour la constitution de supports de communication et de promotion (articles web, posts réseaux sociaux, mise à jour du site internet)

Suivi budgétaire

• En lien avec l’attachée de coopération universitaire et les équipes de New York et Washington DC, préparation et suivi administratif des dépenses et du budget du programme
• Suivi administratif et budgétaire des missions et déplacements liés au programme
• Pilotage opérationnel de prestataires

III. Compétences requises

Expériences professionnelles / compétences souhaitables

• Niveau Bachelor ou équivalent en administration ou gestion ;
• Expérience avérée dans le domaine de programmes d’échanges universitaire ou éducatifs (préférée) ;
• Connaissances des procédures administratives, comptables et juridiques, des établissements publics (souhaité)

Langues requises

• Anglais : lu, parlé, écrit – Natif, bilingue
• Français : lu, parlé, écrit – excellent niveau, pratique professionnelle

Connaissances informatiques

• Pratique courante indispensable des outils informatiques : Office 365, maitrise d’Excel (avancée)
• Maitrise souhaitée (CRMs, Canva, WordPress, Mailchimp…)

Qualités requises

• Rigueur, précision
• Capacité d’initiative et d’analyse.
• Autonomie et sens de l’organisation ;
• Capacité de travail en équipe
• Discrétion et confidentialité

IV. Contexte et cadre de travail

• Lieu de travail : Consulat général de France: 31 Saint James Avenue, suite 750 – Boston, MA 02116
• Contrat à durée déterminée, période d’essai 2 mois
• Rémunération : entre $ 5482 Brut Mensuel, avec une indemnité de transport mensuelle de $120.
• Durée hebdomadaire du travail : 40 heures, hors pause méridienne.
• Travail en présentiel.
• Disponibilités nécessaires exceptionnellement en soirée et le week-end.
• Régime de congés : 25 jours annuel.
• Prise en charge assurance médicale selon situation et participation éventuelle au 401k.
• Ce poste n’ouvre droit à aucun statut, ni privilège diplomatique ou consulaire.

V. A propos de l’Institut français des Etats-Unis – Villa Albertine

La Villa Albertine : l’Institut pour la culture et l’éducation de l’Ambassade de France aux Etats-Unis

La Villa Albertine est un établissement de l’Ambassade de France aux Etats-Unis soutenu par le gouvernement français et par la fondation Albertine. Elle a pour mission de renforcer les liens entre les Etats-Unis, la France et le monde francophone à travers la culture et l’éducation. 

La Villa Albertine offre aux artistes, créateurs, penseurs et professionnels de la culture des résidences de recherche sur l’ensemble du territoire des Etats-Unis, ainsi que des programmes d’immersion professionnelle et des aides à la diffusion de leurs œuvres auprès du public américain.

Dans les champs éducatif et universitaire, elle développe des programmes visant à rendre la langue et la culture françaises accessibles à tous les jeunes Américains, soutient la mobilité étudiante vers la France et promeut la coopération transatlantique entre établissements d’enseignement supérieur et de recherche. 

La Villa Albertine est présente dans 10 grandes villes américaines : Atlanta, Boston, Chicago, Houston, Los Angeles, Miami, New York, La Nouvelle-Orléans, San Francisco et Washington. Son siège new-yorkais abrite la librairie Albertine, foyer d’échanges littéraires et intellectuels franco-américains. 

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